Kinh nghiệm để tổ chức sự kiện thành công

Hãy cùng DiVa Group tham khảo các kinh nghiệm sau đây cho buổi sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

1. Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

3. Lên kế hoạch ngân sách cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi bàn lạm chi trông thấy.

4. Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia.

Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm tới công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình, có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng.

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện bạn cũng cần chọn cho mình đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để sự kiện của bạn được thành công tốt đẹp.

DiVa Group với kinh nghiệm nhiều năm trong tổ chức sự kiện khai trương, họp báo, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới ... sẽ là địa chỉ tin cậy cho các doanh nghiệp, cửa hàng, showroom tin tưởng cho sự kiện của mình.

Quan trọng hơn, đội ngũ nhân viên và chuyên gia của DiVa Group có từ 5 năm đến hơn 12 năm trong ngành marketing, truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện... chắc chắn sẽ giúp bạn có một buổi lễ khai trương thành công như ý. Không những thế, DiVa Group sẽ đồng hành, giúp bạn định hướng những chiến lược lan tỏa thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ một cách HIỆU QUẢ - TỐI ƯU - TIẾT KIỆM nhất!

Đến với DiVa Group bạn hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như chương trình mà DiVa Group cung cấp. Chúng tôi cam kết đem đến cho quý khách chương trình sự kiện hoàn hảo và thành công, để lại dấu ấn đậm nét trong lòng khách mời tham dự, với chi phí tiết kiệm nhất.

Hãy liên hệ ngay với DiVa Group nếu quý khách đang cần tổ chức sự kiện hoặc tư vấn về chương trình mình sắp tổ chức.

DIVA GROUP

Địa chỉ: 228B Bạch Đằng - Phường 24 - Quận Bình Thạnh - Tp. Hồ Chí Minh

ĐT: 028 22 141 343 - Hotline: 0939 34 41 34 - 0934 4567 26 - 0937 67 68 89

Email: divagroup919@gmail.com - info@divagroup.vn