Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Lễ khai trương là gì? Lễ khai trương là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, là cột mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới đến với mọi người. 

Lễ khai trương được tổ chức khi một công trình mới, tòa nhà, nhà xưởng, khu chế xuất, cửa hàng, công ty, doanh nghiệp, tập đoàn..., đã hoàn thành xong và chính thức đưa vào hoạt động.

Ý nghĩa của việc tổ chức lễ khai trương?

- Để có thể mở đầu công việc một cách thuận lợi, công việc kinh doanh thuận buồm xuôi gió, phát đạt, thì phong tục được người Việt chú trọng trước tiên đó là làm lễ cúng khai trương.

- Lễ khai trương nhằm giới thiệu, quảng bá và ghi dấu ấn đánh dấu sự xuất hiện của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

- Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ và thắt chặt quan hệ của mình với các đối tác. Là một dịp để các đối tác hiểu nhau hơn. Trao đổi về những giá trị doanh nghiệp mang lại. Từ đó có những quan hệ hợp tác chính xác và hiệu quả.

- Lễ khai trương công ty, văn phòng... là giới thiệu lần đầu thương hiệu tới công chúng. Những ấn tượng ban đầu rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến góc nhìn của những người tham gia. Muốn có những cái nhìn thiện cảm và tin tưởng của khách hàng và đối tác, buổi lễ khai trương phải diễn ra thật chuyên nghiệp, hoành tráng.

- Buổi lễ khai trương mang lại nhiều giá trị truyền thông. Thông qua những bức ảnh chụp tại buổi lễ, buổi họp báo,…

- Không chỉ vậy, lễ khai trương chuyên nghiệp thể hiện năng lực kinh tế tài chính và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.

Vậy làm lễ khai trương cần chuẩn bị những gì?

Sau đây DiVa Group sẽ giới thiệu đến bạn: 9 bước quan trọng cần chuẩn bị và thực hiện trước ngày khai trương để buổi lễ khai trương thành công và chuyên nghiệp:

Bước 1: Xây dựng phương án quảng cáo, marketing cho cửa hàng

Bước 2: Chọn ngày tổ chức sự kiện khai trương cho cửa hàng

Bước 3: Trang trí không gian trong và ngoài địa điểm khai trương

Bước 4: Lên kế hoạch và chuẩn bị nhân sự cho ngày khai trương

Bước 5: Lập danh sách khách mời dự kiến

Bước 6: Chuẩn bị những thiết bị, dụng cụ cần thiết cho sự kiện

Bước 7: Dự trù ngân sách trong kế hoạch khai trương

Bước 8: Lập kịch bản cho tiết cho ngày khai trương

Bước 9: Lập một phương án dự phòng để phòng rủi ro

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công

Ở trên DiVa Group đã giới thiệu cho bạn 9 bước quan trọng cần chuẩn bị và thực hiện trước ngày khai trương là phần cơ bản cho việc tổ chức thành công. Thế nhưng, nếu không có kinh nghiệm tổ chức thì một chương trình dù được chuẩn bị  kỹ đến mấy cũng rất dễ xảy ra sai sót. Và dưới đây, DiVa Group sẽ chia sẽ với bạn những kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công. Mời bạn tham khảo nhé!

Kinh nghiệm 1: Nên lập kế hoạch với time line và phân công cụ thể

+ Bạn cần lưu ý: Một bản kế hoạch chi tiết từng hoạt động thôi chưa đủ, bạn cần có thêm thời gian và khoảng thời gian hoàn thành cụ thể nhằm đảm bảo tiến trình hoạt động.

+ Bên cạnh đó, bạn cần note người thực hiện từng hạng mục cụ thể: phần này có thể hiểu là bảng phân công công việc; càng rõ, càng chi tiết thì càng tốt. Kiểu như: Ai? Làm gì? Làm như thế nào? Kết quả mong muốn ra sao?...

+ Hãy nhớ: Nên lựa chọn nhân sự có chuyên môn, hiểu biết về hạng mục mà mình nhận sẽ đảm bảo cho công việc được tiến hành tốt nhất, đây cũng là cách bạn chia nhỏ trách nhiệm cho nhiều người để giảm áp lực cho người đứng đầu mà hiệu quả công việc lại cao.

Kinh nghiệm 2: Dự trù những tình huống phát sinh và phương án xử lý và dự phòng

Mọi công tác chuẩn bị cho sự kiện dù chỉn chu đến đâu cũng khó có thể kiểm soát được những phát sinh rủi ro từ phía khách quan. Trong tình huống này, bạn phải luôn chuẩn bị những tình huống dự phòng để xử lý những phát sinh, những sự cố có thể xảy ra ngoài ý muốn. Nếu bạn không chuẩn bị những phương án đề phòng này thì sự kiện khai trương của bạn sẽ rất dễ rơi vào tầm khó hoặc mất kiểm soát.

Kinh nghiệm 3: Bạn cần phải chuẩn bị một sức khỏe thật tốt:

Bởi ngày khai trương là ngày trọng đại, nó là tâm huyết của một quá trình dài chuẩn bị để ra mắt "đứa con tinh thần" của bạn! Nên chắc chắn bạn sẽ "hao tâm tổn lực" để suy tính mọi thứ với mong muốn ngày ra mắt diễn ra hoàn hảo. Đó chính là lý do sức khỏe của bạn sẽ bị hao mòn sau bao đêm trằn trọc mất ngủ, sau bao ngày đầy những âu lo. Vì thế, hãy chuẩn bị cho mình sức khỏe thật tốt bạn nhé, hãy để ý chăm lo cho sức khỏe của mình; bởi ngày lễ khai trương, bạn chính là linh hồn của buổi lễ; sự xuất hiện của bạn cực kỳ ý nghĩa trong mắt đối tác, khách mời, bạn bè... 

Gợi ý cho bạn:

Cần nghỉ ngơi, ăn uống điều độ, đúng bữa, đủ chất 

Nên bổ sung thuốc bổ, hay thực phẩm chức năng tăng cường sức khỏe

Nên chia bớt việc cho nhân viên, người phụ giúp

Và cần nhớ trong buổi lễ khai trương bạn cần phải Đẹp, Sang trọng...Vì bạn chính là trung tâm của buổi lễ khai trương. Bạn đẹp, sang trọng không chỉ cho bạn mà bạn chính là hình ảnh đại diện cho thương hiệu/sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang ra mắt. Hình ảnh của bạn là thông điệp truyền thông tốt nhất trong mắt đối tác, khách hàng, bạn bè...của bạn. 

Kinh nghiệm 4: Lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín:

Các dịch vụ bạn chắc chắn cần phải thuê để tổ chức lễ khai trương đó là:

- Đơn vị cung cấp âm thanh, ánh sáng

- Đơn vị cung cấp PG, người mẫu, MC

- Đơn vị thiết kế, thi công backdrop

- Đơn vị trang trí không gian tổ chức sự kiện

- Đơn vị cung cấp thảm đỏ, bàn ghế ....

- Đơn vị cung cấp lân sư rồng

- Đơn vị quay film, chụp hình

- V.v..

Nói chung bạn cần phải làm việc với rất nhiều đơn vị cùng lúc để có đầy đủ công dụng cụ, thiết bị để tổ chức sự kiện. Lúc này, việc bạn cần lưu ý thường xuyên liên lạc với những đơn vị trên để đảm bảo sự hiểu nhau thì mới lột tả được thông điệp ngày khai trương của bạn.

Khi này bạn cần lưu ý: Nên ký hợp đồng thỏa thuận với từng đơn vị một.

- Trong hợp đồng bạn cần phải có đầy đủ những điều khoản về ngày giờ tổ chức sự kiện (vì để thi công sự kiện thì đều có quy trình trước sau. Ví dụ: Thảm phải được trải trước khi trưng bày bàn ghế, khung, kệ...Backdrop phải được thi công trước khi trang trí và đi âm thanh ánh sáng...Nếu những đơn vị cung cấp công đoạn phải thi công, lắp đặt trước mà đến sau thì chắc chắn buổi lễ khai trương của bạn sẽ rất dễ bị delay khi đó chắc chắn sẽ bị trễ giờ đẹp để khai trương)

- Phải có chi tiết thống kê những thiết bị mà bạn thuê (có rất nhiều trường hợp sẽ bị mang đến thiếu thiết bị dẫn đến buổi lễ của bạn sẽ ảnh hưởng rất nhiều)....

Trong trường hợp bạn muốn có một buổi lễ ra mắt thành công trọn vẹn và đầy tính chuyên nghiệp, mà không phải tốn nhiều tâm sức, âu lo thì kinh nghiệm dưới đây sẽ là một gợi ý tuyệt vời cho bạn!

Kinh nghiệm 5: Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói:

Lý do nên thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói:

1. Một nhà tổ chức chuyên nghiệp thì sẽ có đầy đủ thiết bị, công, dụng cụ để làm một sự kiện chuyên nghiệp. Khi đó, bạn chỉ cần quản lý duy nhất một đơn vị, điều này giúp bạn giảm được gánh nặng phải suy nghĩ về các quy trình tổ chức, thuê thiết bị, điều phối con người, nguồn lực, giá cả...

2. Một nhà tổ chức chuyên nghiệp là biết cách lường trước những phát sinh và có phương án xử lý những phát sinh đó. Giành thế chủ động trước mọi tình huống là cách tổ chức chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

3. Một nhà tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp thì chắc chắn là đã có đầy đủ các quy trình tổ chức: ĐÚNG - ĐỦ - CHẤT. Chính điều này, sẽ giúp cho bạn có một buổi lễ khai trương thành công như ý. 

DiVa Group với kinh nghiệm nhiều năm trong tổ chức sự kiện khai trương, họp báo, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới... sẽ là địa chỉ tin cậy cho các doanh nghiệp, cửa hàng, showroom tin tưởng cho sự kiện của mình. 

Quan trọng hơn, đội ngũ nhân viên và chuyên gia của DiVa Group có từ 5 năm đến hơn 12 năm trong ngành marketing, truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện... chắc chắn sẽ giúp bạn có một buổi lễ khai trương thành công như ý. Không những thế, DiVa Group sẽ đồng hành, giúp bạn định hướng những chiến lược lan tỏa thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ một cách HIỆU QUẢ - TỐI ƯU - TIẾT KIỆM nhất!

Quy trình Làm việc của DiVa Group:

Bước 1: Nhận thông tin từ phía khách hàng khi tổ chức khai trương: Chúng tôi sẽ nhận thông tin cơ bản như: mục đích, lý do, thời gian, số lượng người tham gia, đối tượng là ai và các yêu cầu của khách hàng.

Bước 2: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức chương trình.

Bước 3: Dựa vào những yêu cầu của Khách hàng, chúng tối sẽ lập kế hoạch ngân sách chi tiết và báo giá cho Khách hàng.

Bước 4: Thực hiện ký kết hợp đồng thống nhất các hạng mục của buổi lễ sắp diễn ra.

Bước 5: Thống nhất kịch bản chương trình.

Bước 6: Chuẩn bị cho lễ khai trương , thiết kế banner, standee, backdrop sân khấu.

Bước 7: Tiến hành tổ chức lễ khai trương.

Bước 8: Kết thúc chương trình.

Vì sao bạn nên chọn DiVa Group để tổ chức lễ khai trương?

- Đội ngũ Chuyên gia của DiVa Group với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing, truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện..., tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ thành công trong nhiều năm qua.

- Lễ khai trương theo đúng nghi lễ đem lại sự may mắn cho khách hàng.

- Mức kinh phí tổ chức cực kỳ cạnh tranh, nhưng Chất lượng dịch vụ trên cả tuyệt vời.

- Trang thiết bị sự kiện luôn sẵn có, hệ thống cho thuê âm thanh, ánh sáng sự kiện chuyên nghiệp.

- Kịch bản và quy trình tổ chức lễ khai trương được thiết kế riêng, đa dạng và hoàn hảo.

- Chủ động xử lý những sự cố phát sinh nhanh gọn, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình.

- Uy tín, thành công và được phục vụ quý khách hàng là niềm hạnh phúc của chúng tôi.

Những cam kết của DiVa Group:

1. Dịch vụ uy tín, chất lượng cao

DiVa Group với nhiều năm kinh nghiệm và uy tín trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn luôn lắng nghe, tiếp nhận mọi ý kiến đóng góp của khách hàng, đồng thời thấu hiểu mọi yêu cầu khắt khe nhất mà khách hàng đặt ra. Do đó DiVa Group tự tin mang đến cho Qúy khách hàng buổi lễ khai trương ấn tượng và đáng nhớ. 

2. Đội ngũ nhân viên chăm sóc, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng

Đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm trong nghề, có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng, kịp thời, quản trị rủi ro một cách triệt để. Chúng tôi sẽ luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và cung cấp dịch vụ nhanh nhất cho quý khách hàng.

3. Nội dung chương trình mới lạ, độc đáo, sáng tạo

DiVa Group luôn ứng dụng công nghệ hiện đại nhất, đồng thời đội ngũ chuyên viên không ngừng học hỏi, sáng tạo do đó các sự kiện chúng tôi đều đem lại cho quý khách sự chuyên nghiệp, mới lạ, độc đáo và ấn tượng đặc sắc nhất, thể hiện đúng đẳng cấp của Quý công ty.

4. Giá cả cạnh tranh nhất thị trường

DiVa Group là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên giá thành dịch vụ chúng tôi luôn cam kết với mức giá tốt nhất thị trường hiện nay.

Đến với DiVa Group bạn hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như chương trình mà DiVa Group cung cấp. Chúng tôi cam kết đem đến cho quý khách chương trình sự kiện hoàn hảo và thành công, để lại dấu ấn đậm nét trong lòng khách mời tham dự, với chi phí tiết kiệm nhất.

Không những thế, với đội ngũ chuyên gia Thực chiến (có kiến thức sâu và kinh nghiệm thực tiễn nhiều năm) trong ngành Thương hiệu, Truyền Thông, Sự kiện... DiVa Group luôn sẵn sàng đồng hành, giúp bạn định hướng những chiến lược lan tỏa thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ một cách HIỆU QUẢ - TỐI ƯU - TIẾT KIỆM nhất!

Với phương châm: "Sự hài lòng của quý khách là thước đo cho sự thành công của chúng tôi". Sử dụng dịch vụ của DiVa Group quý khách sẽ nhận được giá trị vượt ngoài sự mong đợi của mình. Chúng tôi luôn hy vọng được cộng tác cùng Doanh nghiệp của bạn trên chặng đường phát triển và thành công ở cả hiện tại và tương lai.

Hãy liên hệ ngay với DiVa Group nếu quý khách đang cần tổ chức lễ khai trương ấn tượng, chuyên nghiệp!

DIVA GROUP
Trụ sở: Lầu 6 - Tòa nhà G8, 47A đường D5, P. 25, Q. Bình Thạnh, TP.HCM
ĐT: 028 22 141 343 - Hotline: 0939 34 41 34 - 0934 4567 26 - 0937 67 68 89
Email: divagroup919@gmail.com - info@divagroup.vn

Nguồn phát hành: DiVa Group

Liên hệ

Lầu 6 Tòa nhà G8, 
      47A đường D5, P.25, Q.Bình Thạnh, TPHCM

  info@divagroup.vndivagroup919@gmail.com 

 

Gọi 0937 67 68 89